Por que es importante la descripcion documental?

¿Por qué es importante la descripcion documental?

La descripción es de suma importancia dentro de los archivos, pues es considera la función clave en la recuperación de información documental. Así mismo, una de las funciones que se llevan a cabo dentro de los archivos es brindar servicio a la sociedad en general.

¿Cuáles son las reglas para ordenar un archivo?

Normas básicas para el archivo de documentación

  • Escoge buenas carpetas o archivadores.
  • Escoge un sistema de codificación.
  • Separa la documentación por proyectos y mantén el orden.
  • Deshazte de lo innecesario.
  • Distingue entre documentación informativa o administrativa.

¿Qué requisitos debe tener un archivo?

Debe ser de fácil utilización. Debe cumplir con las normas de seguridad necesarias para que la información en él contenida no sufra desperfectos o pueda tener acceso a ella alguien no autorizado. Debe estar actualizado. No debe ocupar mucho espacio o, al menos, no más del necesario.

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¿Qué es la descripción documental?

Es la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que lo componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema …

¿Qué es descripcion en gestion documental?

La Descripción Documental es un proceso técnico-archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos (R. J. Nº 073-85-AGN/J, 31.05.1985, Norma S.N.A.

¿Qué son las reglas de archivo?

Para ordenar alfabéticamente el primer paso es invertir el nombre de la persona así. Los nombres con preposiciones, conjunciones o artículos se clasifican así: Se quedan en el mismo lugar se encierran entre paréntesis y no constituyen unidad de archivo. …

¿Cuáles son las reglas de clasificación de documentos?

Todos hemos ordenado alguna vez nuestros documentos en base a criterios básicos, como: la cronología, el orden alfabético, el tamaño o el sistema decimal. Según la norma AENOR, podremos clasificar los archivos de forma estandarizada de tal manera que se adapten a las características del archivo.

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¿Qué poner en descripción de documentos?

  1. OBJETO.
  2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
  3. RESPONSABILIDADES.
  4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.
  5. DEFINICIONES.
  6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.
  7. FORMATOS.
  8. ANEXOS.

¿Cómo se describe un documento?

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)

¿Cómo nombrar archivos por cronología?

Por ejemplo, use “por” para archivos portátiles de SPSS, .xls o .xlsx para archivos de Excel, “.txt” para archivos de texto. Nombrar archivos por cronología, usando el formato Año-Mes-Día: AAAA-MM-DD o AAAA-MM. Esto mantendrá el orden cronológico de los archivos.

¿Cómo puedo nombrar mis archivos en la privacidad de mi computadora personal?

En la privacidad de tu computadora personal puedes nombrar tus archivos como se te de la gana, aunque siempre es útil seguirlos aunque tú seas el único usuario. Una práctica muy común es trabajar sobre una carpeta temporal, y cuando ya tienes el proyecto listo, creas una nueva carpeta titulada Proyecto final.

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¿Cuáles son las convenciones de Nomenclatura de archivos y carpetas?

Las convenciones de nomenclatura de archivos y carpetas son claves para mantener organizados los datos de investigación. Recomendaciones para nombrar archivos de datos: Definir nombres cortos y relevantes: 25 caracteres es una longitud suficiente para capturar información descriptiva de un archivo de datos.

¿Qué es el nombre de un archivo?

El nombre del archivo debe incluir información descriptiva que ayude a la identificación independientemente de dónde se almacena. Ser consistente en el uso de minúsculas/mayúsculas al nombrar archivos ya que algunos softwares pueden considerar diferentes archivos con el mismo nombre.