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¿Cuáles son las consecuencias de la mala gestion documental?
Una mala gestión documental no sólo acarrea una importante pérdida de tiempo, sino un sinfín de contratiempos que pueden dar al traste con nuestras aspiraciones empresariales:
- -Documentos duplicados.
- -Seguridad.
- -Falta de organización.
¿Qué son los errores de documentación?
Los fallos de control documental se encuentran entre las observaciones y causas de no conformidad más recurrentes en las auditorías de sistemas de gestión basados en normas ISO. Estos errores se pueden presentar en cada una de las siguientes etapas: Creación de documentos. Revisión.
¿Qué factores pueden afectar la conservación de documentos?
Los factores extrínsecos de deterioro se clasifican en: • Ambientales: luz, HR, temperatura y contaminantes atmosféricos. Factores antropogénicos: manipulación, uso, consulta. Biológicos: ataque de insectos y microorganismos. Catastróficos: inundaciones, robos, incendios, etc.
¿Cómo afecta el proceso de organización de un archivo una inadecuada gestión de los documento?
La desorganización se eleva como el principal hándicap a la eficiencia. Una mala organización resulta de forma directa clave en la atención al cliente, que verá aletargado su proceso por la falta de criterio y estructuración a la hora de colocar los documentos y hacerlos accesibles.
¿Qué errores se cometen en la gestion documental?
Errores comunes al implementar Gestión Documental
- Gestión documental NO profesional.
- Estar acorde con la ley del país.
- Destrucción.
- Formación empleados.
- Almacenamiento de la documentación.
- Software de gestión documental.
- Realización de copias o duplicados.
- Dar la espalda a las nuevas tecnologías.
¿Qué es el procedimiento de control de documentos?
Procedimiento de control de documentos La norma ISO 9001 establece el procedimiento de control de documentos, exigiendo que este procedimiento esté documentado y controlado. ISO 9001 introduce el requisito de que los documentos deben revisarse, actualizarse según sea necesario y luego volver a aprobarse.
¿Cómo mantener a todos informados cuando se realizan cambios en un documento?
Mantén a todos informados Si se realizan cambios en un documento, debe existir un sistema que notifique a todas las partes. El uso de un sistema de software puede simplificar esto. La mayoría de las aplicaciones de software actuales tienen características que notificarán automáticamente a las partes relevantes cuando se realicen cambios.
¿Cuál es el papel del control de documentos en la gestión de la calidad?
Si bien la gestión de la calidad es una práctica multifacética, el control de documentos desempeña un papel vital para impulsar el cumplimiento con la política organizacional y otros procesos esenciales de calidad. Las normas ISO y otras regulaciones dictan el uso de sistemas estandarizados para el cambio y revisión de la documentación. 6.
¿Por qué es importante asignar códigos a cada documento?
Asignar códigos a cada documento te ayudará a identificar y rastrear documentos más adelante. Pueden ocurrir cosas impredecibles que deberán resolverse. Esto ayuda cuando alguien necesita un documento específico para su trabajo y de esa manera no necesitará clasificar toneladas de información que es irrelevante para ellos.