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¿Cómo responder a un reclamo de un cliente?
Escúchalo o leelo, dale tiempo y lugar para explayarse. Es importante que el cliente realmente sienta que está siendo atendido de una manera lo más personalizada posible. ¡Di NO a las respuestas genéricas o robotizadas! Darle espacio, tratarlo cortésmente, recordar su nombre y problema específico.
¿Cómo responder una queja por correo?
Si no tienes un registro escrito, haz que la persona te confirme directamente los problemas específicos. Por ejemplo, si hablas directamente con la persona que ha planteado la queja, puedes decir algo como «Me parece que dices que…» o «Entiendo que…» seguido de una reformulación del problema en tus propias palabras.
¿Cómo presentar una carta de reclamación?
Lo vital es que los hechos se presenten en la carta de reclamación tal y como sucedieron y lo más alejados de frases difamatorias como sea posible. Se debe recordar que el propósito es ser entendidos y lograr algo, todo esto se perderá si nos ofuscamos.
¿Cómo responder a una queja en una carta?
Se debe mantener un lenguaje respetuoso y formal. Aunque es probable que el remitente esté muy molesto, esta emoción no debe transmitirse en la carta. La mejor opción para obtener una respuesta a nuestra queja es la de mantenerse objetivo y calmado.
¿Qué es una carta de reclamo?
Este tipo de carta es la que se utiliza para plantear una queja o reclamo a cualquier institución o empresa cuando sentimos que hemos recibido un mal trato o hemos tenido problemas con una prestación específica de servicio. Este tipo de cartas tienen una amplia gama de usos y utilidades.
¿Qué hacer si un cliente se equivoca?
Si éste tiene razón, se debe incluir una admisión de los hechos y una disculpa sincera; si el cliente se equivoca, es necesario explicar las razones claramente y con la mayor cortesía posible. Es importante c0ontrarrestar las emociones negativas del cliente con argumentos positivos en la respuesta.