Admin ¿Cómo responder a un reclamo?
Evita respuestas confrontativas, negativas plenas o demostrar fastidio. Aunque creas que el reclamo no es verdadero, dale su lugar y aprende de él. En caso de que encuentres que la queja no tiene validez, podrás responder de manera amable y con conocimiento de causa del por qué no habrá una solución.
¿Cómo responder un reclamo por mail?
No tengas una discusión con el cliente a través de un correo electrónico. Sigue intentando resolver la situación al ofrecer varias soluciones para el problema….Discúlpate por los errores.
- Discúlpenos por nuestro error.
- Nos gustaría ofrecerle nuestras más sinceras disculpas.
- ¡Lo sentimos!
¿Cómo atender correctamente una reclamación?
Podemos establecer 6 pasos que deberemos seguir para atender correctamente una reclamación. A saber: 1- Análisis objetivo de los hechos. – Escucha activa. No se trata de sólo de oír lo que nos está contando el cliente, sino de escuchar y entender lo que nos está diciendo para ayudarle de la mejor manera posible.
¿Cómo atender las quejas y reclamaciones?
Lo primero que debes tener en cuenta es que debes atender las quejas y reclamaciones con inmediatez. Tanto si la persona afectada llama al departamento de atención y servicio al cliente, como si envía un email o se acerca hasta la propia oficina para mostrar su malestar, atiéndele lo antes posible.
¿Cómo hacer una reclamación con un estado de ánimo alterado?
Es muy fácil que un cliente que llama para llevar a cabo una reclamación, lo haga con un estado de ánimo alterado. Hay que ser capaz de no tomarse nada como algo personal. 2- Sondeo. Debemos extraer los datos más importantes que nos ayuden a hacer una buena valoración de la situación para poder pasar a la acción:
¿Por qué no entregar una hoja de reclamaciones?
Seguramente, el propio cliente opte por no entregarla, pero eso será si ve interés de la empresa. Te aconsejamos que siempre haya un trato personal, para que no sienta que ese papel queda en el olvido. La hoja de reclamaciones solo es un complemento, debes hacer una atención personal.